W obrocie gospodarczym umowa pożyczki w spółce jest najbardziej popularnym sposobem dofinansowania spółki. Więcej o sposobach dofinansowania spółki z o.o. pisałam tutaj, gdzie poruszyłam również kwestie podatkowe udzielenia pożyczki. A zatem jak zawrzeć umowę pożyczki w spółce z o.o.?
Krok 1 sprawdź postanowienia umowy spółki z o.o.
Umowa spółki z o.o. może zawierać postanowienia, które nakładają na zarząd konieczność uzyskania przed podpisaniem umowy pożyczki zgody wspólników. Wspólnicy mogą bowiem w umowie spółki uregulować kwestie zaciągania zobowiązań przez spółkę odmiennie niż wynika to uregulowań kodeksowych, np. wprowadzając większość kwalifikowaną lub wskazując próg, powyżej którego będzie wymagana uchwała wspólników. Możliwość ta dotyczy jednak tylko umów zawartych lub zmienianych w formie aktu notarialnego. Wzorzec umowny wykorzystywany przez system s24 nie ma bowiem możliwości wprowadzenia jakiejkolwiek modyfikacji w tym zakresie.
Jeżeli zatem umowa spółki z o.o. milczy w tej kwestii to w przypadku pożyczki przekraczającej dwukrotność kapitału zakładowego wymagana będzie zgoda zgromadzenia wspólników na dokonanie takiej czynności. W tym miejscu warto jednak dodać, że nieuzyskanie zgody wspólników na zawarcie umowy pożyczki nie pociąga ze sobą nieważności takiej umowy. Niemniej może to wiązać się z odpowiedzialnością zarządu wobec wspólników, że działa sprzecznie z ustawą czy pokrzywdzeniem wspólników.
Krok 2 reprezentacja spółki przy umowie pożyczki
Mając ma uwadze to, że umowa pożyczki w spółce z o.o. jest najczęściej wybieraną formą dofinansowania, gdzie pożyczkodawcą jest podmiot powiązany ze spółką niekiedy może pojawić się problem związany z prawidłową reprezentacją spółki przy takiej umowie. Dotyczy to sytuacji, w której wspólnik będący pożyczkodawcą jest jednocześnie członkiem zarządu spółki. Wówczas w myśl art. 210 § 1 k.s.h. przy umowie pożyczki spółkę powinna reprezentować rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany przez zgromadzenie wspólników. Nie dotyczy to sytuacji, w której umowa zawierana jest pomiędzy jedynym wspólnikiem, będącym jednocześnie jedynym członkiem zarządu. W takiej bowiem sytuacji umowa powinna zostać zawarta w formie aktu notarialnego.
Powyższe zasady dotyczące reprezentacji spółki w umowach pomiędzy członkami zarządu, a spółka mają istotne znaczenie dla ważności takiej umowy. Zawarcie bowiem jakiejkolwiek umowy z naruszeniem ww. przepisu wiąże się z nieważnością takiej czynności prawnej. W swojej praktyce kilkukrotnie spotkałam się z umowami pożyczki pomiędzy członkami zarządu, a spółką, gdzie spółka reprezentowana była właśnie przez członka zarządu. Niekiedy spółkę reprezentuje ta sama osoba, która udziela pożyczki, innym razem jest to drugi członek zarządu. Niezależnie jednak czy mamy do czynienia z jednym czy drugim sposobem reprezentacji to umowa pożyczki jest nieważna. Czy to oznacza, że członek zarządu, który przelał pieniądze do spółki nie ma możliwości ich odzyskać? Nic bardziej mylnego, jednak o tym przeczytasz w kolejnym wpisie.
Krok 3 Forma umowy
Umowa pożyczki w spółce z o.o. powinna zostać zawarta w formie pisemnej, chyba że mamy do czynienia z umową zawartą pomiędzy jedynym wspólnikiem będącym jednocześnie jedynym członkiem zarządu. Wówczas taka umowa, jak już wspomniałam wcześniej powinna zostać zawarta w formie aktu notarialnego. Niezachowanie formy pisemnej nie wiąże się jednak z nieważnością umowy, jednak jej brak może wiązać się z trudnościami dowodowymi w przypadku konieczności dochodzenia roszczenia z tytułu takiej pożyczki. Zgodnie bowiem z art 720 §2 k.c. umowa pożyczki, której wartość przekracza 1000 (tysiąc) złotych wymaga zachowania formy dokumentowej. Powyższy rygor oznacza, że w przypadku niezachowania formy dokumentowej w sporze czynność taka jest ważna, niemniej w sporze sądowym nie jest dopuszczalny dowód z przesłuchania świadków czy stron na fakt zawarcia umowy pożyczki.
Podsumowanie
Pomimo że zawarcie umowy pożyczki na pierwszy rzut oka może wydawać się proste to całe przedsięwzięcie powinno zostać dokonane z uwzględnieniem powyższych zasad. Dzięki temu strony umowy pożyczki będą mogły uniknąć w przyszłości nieprzyjemnych niespodzianek.